De kwaliteit van de data is een randvoorwaarde voor een zinvolle analyse.
Maar hoe beoordeel je de kwaliteit van de data in een administratie?
Hele boekwerken zijn erover volgeschreven, maar hoe pak je dat nu aan in de praktijk?
In een financiële administratie zijn er diverse aspecten die inzicht kunnen geven in de kwaliteit van de data, om er enkele te noemen, bijvoorbeeld:
- Debet en credit zijn in evenwicht;
- Mutaties met een bedrag van 0 komen niet voor;
- Bij één BTW code hoort maar één BTW percentage;
- Boekingen vallen binnen de boekingsperiode;
- Boekstuknummers hebben een doorlopende opvolgende nummering.
Hier een voorbeeld om op basis van de auditfile financieel één kwaliteitsaspect te beoordelen, namelijk de doorlopende reeks van boekstuknummer.
Ps Als boekstuknummers ontbreken kan ook het transactienummer worden gebruikt.
Voorbeeld
Om een boeking te kunnen identificeren wordt gebruikt gemaakt van boekstuknummers. Per boeking, die uit meerdere regels kan bestaan, wordt één boekstuknummer toegekend. Kenmerkend is dat deze nummering opvolgend is. Om vast te stellen dat geen boekingen ontbreken dient dus te worden nagegaan dat er geen nummers in de reeks ontbreken.
Uiteraard kun je dit handmatig doen of in Excel waarbij met behulp van een formule wordt gecontroleerd of het voorgaande boekstuknummer niet meer dan 1 verschilt van het opvolgende boekstuknummer. Maar dit is niet erg handig en tijdrovend.
Handiger is het om daarvoor specifieke functies te gebruiken.
Easy2Analyse biedt de functie “Gaps” analyse. Deze analyse beoordeeld een veld op het aaneensluiten van nummers in een reeks. De analyse uitvoeren gaat heel makkelijk:
- Kies het veld waarin de reeks voorkomt (in dit geval boekstuknummers) en sorteer deze.
- Selecteer het veld door op de kolomkop te klikken
- Kies uit het menu “Analyses” voor Gaps.
- Kies in de rapportage om de ontbrekende nummers te rapporteren(a), of alleen de onderbreking(b). Als voorbeeld: stel een reeks van 1,2,5,6,9. In rapportage (a) wordt weergegeven dat de nummer 3,4,7 en 8 ontbreken, in rapportage (b) wordt weergegeven dan vanaf nummer 3, twee nummers ontbreken en vanaf 6 ook twee nummers.
Het resultaat van de analyse kan als nieuwe tabel worden vastgelegd als uitkomst van de kwaliteitsanalyse.
Bovenstaande werkwijze kan natuurlijk ook gebruikt worden om bijvoorbeeld ontbrekende factuurnummers en bankafschriftnummers te detecteren.
Daarom Easy2Analyse
In de auditfile viewer van Easy2Analyse is al een standaard analyse aanwezig om de kwaliteit van de auditfile te beoordelen. Deze en vele andere analyses helpen u om snel de kwaliteit van de auditfile te beoordelen.